Personvernerklæring

Behandling av personopplysninger

Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Aschehoug er opptatt av å beskytte personvernet til de Aschehoug har et forhold til og som Aschehoug behandler personopplysninger om.

Aschehoug behandler kun personopplysninger som er relevante og nødvendige for å kunne levere våre tjenester, oppfylle forpliktelser og yte god service overfor våre brukere og kunder samt personopplysninger som vi er lovpålagt å behandle.

Behandling av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, lagring og utlevering, er underlagt særskilte regler, herunder personvernlovgivningen. Aschehoug er behandlingsansvarlig for all behandling av personopplysninger i alle forhold hvor Aschehoug har bestemt at behandling skal skje og hvordan behandlingen skal gjøres. Se nedenfor for hvordan du kan kontakte Aschehoug.

For personopplysninger som behandles i Aschehougs tjenester vil Aschehoug være databehandler, som da vil presiseres for den enkelte tjeneste nedenfor.

Hva bruker vi personopplysningene til?

Som behandlingsansvarlig bruker Aschehoug følgende personopplysninger:

Kontakt med forfattere, potensielle forfattere, leverandører og øvrige samarbeidspartnere. Behandlingen omfatter av kontaktopplysninger om nevnte samt informasjon knyttet til kontakt med vedkommende, herunder med kontaktpersoner. Formålet med behandlingen er å gi oppfølgning, kontakt med nevnte, og oppfylle avtaler og forpliktelser. Behandling av personopplysninger foretas på grunnlag av avtale eller berettiget interesse. Behandling på grunnlag av berettiget interesse er basert på at Aschehoug har en interesse av å ha kontakt med forfattere, leverandører osv. og har vurdert at personvernet til den enkelte ikke går foran Aschehougs interesse.

Kontakt med kunder. Behandlingen omfatter kontaktopplysninger, kjøpshistorikk, historikk på kontakt og support mv. for kunder av Aschehoug. Formålet med behandlingen er å besvare henvendelser fra kunder, gjennomføre bestilling og betaling, sende produkter og yte tjenester. Vi sender også informasjon og spørreundersøkelser til kunder. Behandling av personopplysninger foretas på grunnlag av avtale eller berettiget interesse. Behandling på grunnlag av berettiget interesse er basert på at Aschehoug har en interesse av å ha kontakt med kunder og har vurdert at personvernet til den enkelte ikke går foran Aschehougs interesse.

Logging av informasjon på nettsider og i våre systemer. For nettsider behandles det statistikk og bruksmønstre for nettsidene. Formålet med behandlingen er å gi best mulig brukeropplevelse og kommunikasjon på digitale flater, samt å forbedre og tilpasse informasjon og markedsføring til kunden på bakgrunn av handlingsmønstre og atferd. Behandling av personopplysninger foretas på grunnlag av avtale eller berettiget interesse. Behandling på grunnlag av berettiget interesse er basert på at Aschehoug har en interesse av å ha kontakt med kunder og har vurdert at personvernet til den enkelte ikke går foran Aschehougs interesse.

Vi samler også inn og behandler systemdata knyttet til våre nettsider og produkter/tjenester. Det samles da inn logger, systemdata, informasjon knyttet til brukere, som IP-adresser, enheter som brukere benytter osv. Formålet med denne behandlingen er feilsøking i tilfelle feil eller problemer med produkter/tjenester, sikkerhetssikring og -undersøkelser og andre systemtekniske forhold.

Det er kun IT-personell og våre leverandører på tekniske løsninger som vil ha tilgang til disse opplysninger. Behandlingen for disse opplysningene foretas på grunnlag av berettiget interesse. Det anses å foreligge en berettiget interesse for Aschehoug i å sikre og kontrollere våre systemer på bakgrunn av formålet ovenfor, og vi har vurdert at den enkelte registrertes personvern ikke går foran Aschehougs berettigede interesse.

Felles behandleransvar for visse behandlinger

H. Aschehoug & Co (W. Nygaard) AS er et konsern som består av flere hel- og deleide selskaper. Universitetsforlaget AS er et heleid selskap av H. Aschehoug & Co (W. Nygaard) AS som organisatorisk er knyttet tett til morselskapet ved at de to forlagene deler en rekke fellestjenester og er lokalisert på samme adresse. Av denne grunn har H. Aschehoug & Co (W. Nygaard) AS og Universitetsforlaget AS et felles behandlingsansvar for en del behandling av personopplysninger. Dette omfatter bl.a. kundebehandlingssystemet (CRM), og e-post utsendelsessystemer (bl.a. Hubspot).

Lagring, deling og sletting av personopplysninger

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen. Lagring gjøres dersom det kan være nødvendig for å oppfylle eventuelle lovpålagte plikter, for eksempel etter regnskapslovgivningen.

For tjenester fra Aschehoug vil alle opplysningene vil bli slettet dersom konto ikke har vært i bruk de siste seks månedene og/eller det er ikke gyldig lisens knyttet til kontoen, om det ikke foreligger annet grunnlag for lagring, som lovpålagte plikter, se ovenfor.

Kjøpshistorikk slettes etter fem år, om vi ikke trenger det lenger etter lovgivningen. Selvregistrerte brukere vil få varsel før sletting utføres til den e-postadressen som er registrert på profilen. Systeminformasjon, som logger og IP-adresser, slettes fortløpende etter hvert som logger overskrives, men beholdes normalt i tre måneder.

Dersom du av andre grunner ønsker å bli slettet fra tjenestene, vennligst ta kontakt med oss på personvern@aschehoug.no. Du vil imidlertid ikke kunne bli slettet om Aschehoug har behov for å beholde opplysningene, som for å oppfylle lovpålagte plikter eller avtaler Aschehoug er bundet av.

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre vi har formål for dette og det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen. Se ovenfor for mer om deling og overføring av personopplysninger knyttet til de enkelte tjenester. Aschehoug bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Sletting kan du først kreve dersom personopplysningene om deg ikke lenger er nødvendig å behandle, eller én av de andre grunnene til sletting i personvernforordningen artikkel 17 foreligger. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og rett til dataportabilitet i enkelte tilfeller. Om Aschehoug er databehandler for tjenestene du benytter, se ovenfor, må du kontakte den som er ansvarlig for tjenesten som behandlingsansvarlig for å utøve dine rettigheter. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

For å ta i bruk dine rettigheter må du sende oss skriftlig informasjon om hva henvendelsen gjelder via personvern@aschehoug.no. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Du kan til enhver tid melde deg av våre nyhetsbrev ved å klikke på lenke i nyhetsbrevet eller trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss ved å sende en skriftlig henvendelse via personvern@aschehoug.no.

Våre retningslinjer for informasjonskapsler 

På aschehoug.no bruker vi informasjonskapsler (cookies) til å forbedre brukeropplevelsen av nettstedet og til statistikkformål. Det er H. Aschehoug & Co (W. Nygaard AS) som er ansvarlig for behandling av opplysninger og data ved bruk av informasjonskapsler på aschehoug.no. 

Les mer om hvordan vi bruker informasjonskaplser her.

En informasjonskapsel er en tekstfil som sendes fra en nettside til datamaskinen eller smarttelefonen din. Der blir den lagret enten i minnet (session cookies) eller som en liten tekstfil (tekstbaserte cookies). Vi benytter begge disse informasjonskapseltypene til følgende formål: 

• Forbedre opplevelsen og ytelsen på nettsiden. 

• Hente statistikk fra nettsiden, for eksempel antall besøkende. Her lagres det ingen personlige data. 

• Optimalisere markedsføring.

Hvis nettleseren din er stilt inn slik at du ikke kan akseptere informasjonskapsler, har du ikke mulighet til å bestille varer hos oss. Du kan enkelt endre denne innstillingen i nettleseren. Veiledning finner du nederst på denne siden. 

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Behandlingsansvarlig og kontakt

Behandlingsansvarlig og det daglige ansvaret for å oppfylle pliktene knyttet til personvern er:

H. Aschehoug & Co.
Postboks 363 Sentrum
0102 Oslo

Det er brukerstøtte hos Aschehoug Undervisning som kan kontaktes vedrørende behandling av personopplysninger. Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen eller om bruk av dine personopplysninger, kan du kontakte oss på personvern@aschehoug.no.