Personvernerklæring for Aschehoug Skole

Hva personopplysninger er og vår behandling av dem

Vi behandler personopplysningene dine i tråd med gjeldende personvernlovgivning og denne personvernerklæringen.

Personopplysninger er opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Typisk kan det være navn, e-postadresse eller fødselsnummer.

Aschehoug er opptatt av å ivareta personvernet til alle vi behandler personopplysninger om. Vi behandler kun personopplysninger som er relevante og nødvendige for å kunne levere våre tjenester, oppfylle forpliktelser, yte god kundeservice, forbedre våre tjenester for brukerne våre, eller fordi vi er lovpålagt å behandle dem.

Med behandling mener vi enhver bruk av personopplysninger, slik som innsamling, registrering, sammenstilling, lagring og utlevering. For all behandling av personopplysninger må det foreligge et rettslig grunnlag. All vår personopplysningsbehandling er basert enten på en avtale, ditt samtykke, en rettslig forpliktelse, eller en berettiget interesse.

Behandlingsansvarlig

H. Aschehoug & Co. (W. Nygaard) AS er behandlingsansvarlig i alle forhold hvor Aschehoug har bestemt at behandling skal skje og hvordan behandling gjøres, for eksempel overfor privatkunder av våre tjenester og for logging av informasjon fra våre nettsider. For personopplysninger som behandles i Aschehougs tjenester, for eksempel når skoler benytter seg av tjenestene våre, er skoleeier behandlingsansvarlig mens Aschehoug er databehandler.

Hvilke personopplysninger vi behandler og for hvilke formål

I all hovedsak behandler vi personopplysninger som vi får direkte fra våre kunder og brukere. Dette kan blant annet omfatte navn, e-postadresse, skoletilknytning, foretrukket språk, aktivitetsdata, kommunikasjon og transaksjonshistorikk.

Vi behandler personopplysninger i disse sammenhengene:

• Kontakt med kunder og potensielle kunder, samt administrasjon av kundeforhold
  Vi behandler personopplysninger for å kunne besvare henvendelser, gjennomføre bestillinger og betalinger, sende produkter og yte tjenester. Dette gjør vi enten for å oppfylle en avtale, eller basert på en berettiget interesse. Opplysningene som behandles kan blant annet omfatte kontaktopplysninger, kjøpshistorikk, og kontakt- og supporthistorikk for Aschehougs kunder.
• Utsendelse av nyhetsbrev 
  Vi sender nyhetsbrev om våre produkter og tjenester til kundene våre basert på en berettiget interesse. Formålet er å gi kunder og andre interessenter relevant informasjon. Til dette bruker vi opplysninger vi har registrert om kunden, som navn, kontaktopplysninger og hvilke interesseområder kunden har valgt. Personer som ikke er kunder, vil kun motta nyhetsbrev fra oss dersom de har samtykket til det. Enhver vil uansett alltid kunne reservere seg fra å motta våre nyhetsbrev ved å klikke på lenke i nyhetsbrevet eller sende oss en skriftlig henvendelse.
• Innsiktsarbeid overfor skoler
  Vi utfører innsiktsarbeid i form av avtalte intervjuer, observasjon eller testing av våre tjenester. Dette gjør vi fordi vi ønsker å forstå hvordan lærere og elever opplever tjenestene våre og hvordan vi kan forbedre dem for best mulig å oppfylle deres behov. De gangene innsiktsarbeid innebærer behandling av personopplysninger, vil dette alltid være basert på deltakernes skriftlige samtykke. De involverte mottar da nærmere informasjon om hva slags opplysninger som omfattes og behandlingen av disse.
• Kontakt med forfattere, potensielle forfattere, leverandører og øvrige samarbeidspartnere
  Vi behandler personopplysninger for å kunne følge opp og ha kontakt med våre samarbeidspartnere, samt å oppfylle avtaler og forpliktelser overfor dem. Grunnlaget for behandlingen vil være avtale eller berettiget interesse. Behandlingen omfatter forfatteres, leverandørers og andre samarbeidspartneres kontaktopplysninger og annen informasjon som måtte være nødvendig for kontakt og avtale med dem.
• Logging av informasjon på nettsidene og i våre systemer, samt innsiktsarbeid basert på slik informasjon
  Vi behandler statistikk og bruksmønstre fra våre nettsider. Formålet er å kunne gi best mulig brukeropplevelser, herunder å forbedre og tilpasse tjenestene våre, samt å gi tilpasset informasjon og markedsføring. Vi utarbeider statistikk blant annet for å forstå hvordan tjenestene våre brukes, slik at vi kan forbedre og videreutvikle dem. Så langt mulig vil personopplysninger bli anonymisert ved slik behandling. Noe data vi henter inn fra nettsidene våre vil kun være mulig å pseudonymisere. Vi gjør da de nødvendige tiltak for å sikre lovlig og forsvarlig behandling, og vi deler ikke innsiktsanalyser hvor noen enkeltperson vil kunne identifiseres. Behandlingen skjer på grunnlag av en berettiget interesse, eller samtykke der det er påkrevet.
  Vi samler også inn og behandler systemdata knyttet til våre nettsider og produkter/tjenester. Innsamlingen omfatter logger, systemdata, brukerinformasjon som IP-adresser, enheter som brukerne benytter, o.l. Formålet med denne behandlingen er feilsøking, sikkerhet og andre systemtekniske forhold. Disse opplysningene vil kun være tilgjengelige for vårt IT-personell og våre leverandører av tekniske løsninger. Behandlingen foretas på grunnlag av en berettiget interesse i å sikre og kontrollere våre systemer.
• Persondata i forbindelse med Aschehougs undervisningstjenester
  Aschehoug leverer en rekke tjenester knyttet til undervisning, herunder Aunivers. Tjenestene omfatter blant annet interaktive oppgaver, bøker, spill, tekster og animasjoner, med formål å gi opplæring gjennom den digitale plattformen.
  Hvis du har tilgang til disse tjenestene gjennom skolen du går på eller jobber ved, er Aschehoug databehandler for tjenestene. Du kan da få mer informasjon fra behandlingsansvarlig, dvs. den enkelte skoleeier som gir lærere, andre ansatte og elever tilgang. Dersom du er selvregistrert bruker, er Aschehoug behandlingsansvarlig.
  Grunnlaget for behandling av personopplysninger knyttet til undervisningstjenestene er skoleeiers generelle opplæringsplikter slik de følger av opplæringsloven med forskrifter, læreplaner og rundskriv. For å kunne oppfylle denne rettslige forpliktelsen, er det nødvendig å behandle personopplysninger om elever og ansatte i de digitale læremidlene.
  
  For selvregistrerte brukere er grunnlaget for personopplysningsbehandling avtalen med deg.
  Hvilke personopplysninger som behandles, og hvordan, avhenger av hvem som bruker tjenestene og hvilke tjenester de bruker. I personvernerklæringen til Aunivers finner mer du informasjon om behandlingen av personopplysninger om henholdsvis lærere/ansatte, elever og selvregistrerte brukere i Aunivers. 

Mottakere av personopplysninger

Aschehoug deler ikke dine personopplysninger med noen uten at vi har et klart formål med det, samt et lovlig grunnlag for overføringen. Vi deler ikke personopplysninger med andre tredjeparter enn våre databehandlere som behandler data på våre vegne. Dette kan for eksempel være leverandører av ulike systemer eller servere vi benytter. Før vi gir databehandlere tilgang til personopplysninger, inngår vi alltid en databehandleravtale med dem som beskriver blant annet hva de skal gjøre for oss og rammene for deres personopplysningsbehandling på våre vegne. Dette skal sikre at dine personopplysninger behandles lovlig, sikkert, og ikke i større omfang enn nødvendig. Dersom vi benytter databehandlere utenfor EU/EØS, vil vi alltid sørge for at det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag som gir et tilfredsstillende nivå av personvern.

Dine personopplysninger kan også bli overført til eller samlet inn av tredjeparter med et selvstendig ansvar for videre behandling av opplysningene dine. Dette gjelder for eksempel når du besøker sidene våre på Facebook, Instagram eller Twitter. Disse tjenestene kan samle personopplysninger fra deg gjennom informasjonskapsler de plasserer på enheten du bruker.

Rettslig grunnlag

Vi behandler personopplysninger når det er nødvendig for å gjennomføre oppgaver eller levere tjenester i tråd med avtale, oppfylle rettslige forpliktelser, når du har gitt oss samtykke til det, eller ellers når vi har en berettiget interesse i å behandle opplysningene.

Når vi baserer vår personopplysningsbehandling på ditt samtykke, vil det fremgå klart av samtykkeerklæringen hvilke opplysninger vi behandler, formålet vårt med å behandle dem, samt hvordan de blir behandlet. Samtykke er frivillig, og du alltid kan trekke tilbake samtykker du har gitt.

Når vår personopplysningsbehandling er basert på avtale, betyr det at vi behandler de opplysningene som er nødvendige for å oppfylle en avtale med deg, for eksempel et kjøp i nettbutikken.

Behandling basert på berettiget interesse betyr at Aschehoug har en interesse i behandlingen av opplysningene for et uttrykt formål, og at vi har vurdert at den enkeltes personvern ikke går foran denne berettigede interessen. Når vi bruker dette rettsgrunnlaget, vil vi alltid ha foretatt en konkret vurdering.

Noen ganger er vi rettslig forpliktet til å behandle personopplysninger, for eksempel etter lovgivning knyttet til regnskap og bokføring.

Lagring og sletting

Vi lagrer ikke personopplysninger lenger enn nødvendig for formålet vi behandler dem for, med mindre vi har en rettslig forpliktelse til å oppbevare dem lenger (for eksempel etter regnskapslovgivningen). For noen behandlinger har vi konkret fastsatt behandlingstiden før sletting:

• For Aschehougs tjenester vil alle opplysninger knyttet til en konto bli slettet dersom kontoen ikke har vært i bruk en viss tid og/eller det ikke er en gyldig lisens knyttet til kontoen. Dette skjer etter 180 dagers inaktivitet for Feide-brukere, og etter 300 dagers inaktivitet for alle andre brukere, med mindre rettslige forpliktelser krever at vi lagrer opplysningene lenger.
• Kjøpshistorikk slettes etter fem år, med mindre vi har en rettslig forpliktelse til å oppbevare den lenger. Selvregistrerte brukere får varsel før sletting skjer. Slikt varsel sendes til e-postadressen som er tilknyttet profilen.
• Data som samles inn fra våre nettsider for statistikk og bruksmønstre er minimert slik at det enten er umulig eller skal svært mye til for å kunne identifisere noen enkeltperson. Disse dataene har en lagringstid på opptil tre år.
• Systeminformasjon, som logger og IP-adresser, slettes fortløpende etter hvert som logger overskrives, men beholdes normalt i tre måneder.
• Ved innsiktsarbeid behandles persondata fra intervjuer, testing eller observasjon basert på samtykke normalt i 90 dager etter deltakelse, med mindre noe annet er spesifisert. Kontaktinformasjon som brukeren har samtykket til at vi oppbevarer for å kontakte vedkommende for innsiktsarbeid, behandles inntil samtykket trekkes tilbake.

Om du ønsker at dine personopplysninger som behandles av oss blir slettet, vennligst kontakt oss. Vi gjør oppmerksom på at dersom vi har et behov for å beholde opplysningene, for eksempel for å oppfylle lovpålagte plikter, så vil vi ikke kunne slette dem før det aktuelle behovet opphører.

Informasjonskapsler (cookies)

Vi bruker informasjonskapsler (cookies) på skole.aschehoug.no for viktig funksjonalitet på nettstedet, for å gi bedre brukeropplevelser, skaffe innsikt for videre utvikling av nettstedet, samt for å gjøre markedsføringen vår relevant for deg.

Du kan lese mer om vår bruk av informasjonskapsler på vår side om informasjonskapsler her. 

Dine rettigheter

Du har rett til å kreve innsyn i de personopplysninger vi har registrert om deg. Dersom opplysningene er uriktige eller ufullstendige, har du rett til å kreve dem rettet eller oppdatert. Du har også rett til å kreve sletting av dine personopplysninger, såfremt det ikke foreligger nødvendig grunn til at vi må behandle dem lenger, for eksempel en rettslig forpliktelse. Du har også i noen tilfeller rett til å kreve begrenset behandling, å rette innsigelse mot behandlingen, og til dataportabilitet.

Kontakt oss dersom du ønsker å benytte deg av disse rettighetene. Dersom Aschehoug er databehandler for tjenestene du benytter, må du kontakte den som er ansvarlig for tjenesten (behandlingsansvarlig) for å utøve rettighetene dine.

Spørsmål eller klage

Dersom du har spørsmål til denne personvernerklæringen eller til vår behandling av dine personopplysninger, kan du gjerne kontakte oss.

Kontakt oss også dersom du mener at vi ikke oppfyller våre forpliktelser ved vår behandling av dine personopplysninger. Du har i tillegg rett til å klage til Datatilsynet: https://www.datatilsynet.no/, men vi oppfordrer deg til å kontakte oss først.

Kontaktinformasjon

H. Aschehoug & Co. (W. Nygaard) AS
Postboks 363 Sentrum
0102 Oslo

Kontakt oss gjerne på e-post: personvern@aschehoug.no